Cómo organizar un despacho de tasación: del encargo al cobro

El camino de un encargo, paso a paso

Cada despacho tiene su forma de trabajar, pero casi todos los encargos pasan por las mismas fases. Tenerlas claras te ayuda a no saltarte nada y a saber en qué punto está cada expediente.

1. Entrada y presupuesto. Recoges los datos básicos y envías una propuesta de honorarios.
2. Hoja de encargo. El cliente acepta por escrito qué se va a hacer, para qué y por cuánto.
3. Documentación. Nota simple, escritura, datos catastrales, planos, licencias.
4. Visita. Inspección, mediciones y fotografías.
5. Testigos y cálculo. Búsqueda de comparables, homogeneización y métodos.
6. Informe y revisión. Redacción y control antes de firmar.
7. Entrega. Envío del informe firmado y registro de la entrega.
8. Factura y cobro.
9. Archivo. Cierre del expediente completo.

Un consejo sencillo: da a cada encargo un número único (por ejemplo, año y número correlativo) y úsalo en todo: carpetas, correos, fotos y factura. Así cualquier documento se encuentra en segundos.

El encargo: qué dejar por escrito

Muchos problemas con clientes nacen de un encargo poco claro. Antes de empezar, deja por escrito al menos esto:

• Quién encarga y, si es distinto, quién es el propietario.
• El inmueble, con su dirección y su referencia catastral.
• La finalidad de la valoración: herencia, venta, juzgado, divorcio, impuestos… La finalidad decide la norma aplicable y el tipo de informe. Por ejemplo, la Orden ECO/805/2003 se aplica a las finalidades que enumera su artículo 2, como la garantía hipotecaria de préstamos de la cartera de cobertura de títulos hipotecarios.
• La fecha de valoración: la actual o una fecha pasada.
• El alcance: si habrá visita interior, si se mide, qué documentos aporta el cliente.
• El plazo estimado y de qué depende.
• Los honorarios, los impuestos que procedan y, si la pides, la provisión de fondos.
• La información sobre protección de datos.

Antes de aceptar, comprueba también que no tienes un conflicto de intereses con las partes o con el inmueble. Si lo hay, es mejor decirlo desde el principio.

Visita y testigos: preparar para no repetir

Una visita bien preparada ahorra una segunda visita. Antes de salir, revisa la nota simple y los datos catastrales, lleva los planos si los hay y una lista de comprobación según el tipo de inmueble.

• Agrupa las visitas por zonas en la agenda para perder menos tiempo en desplazamientos.
• Confirma la cita el día anterior y quién te abrirá.
• Fotografía con orden: fachada, accesos, cada estancia, instalaciones y cualquier defecto visible.
• Anota en el momento lo que no coincide con la documentación.

Con los testigos, la clave es la trazabilidad: guarda de dónde sale cada dato, la fecha y si lo has visitado. En las tasaciones sujetas a la Orden ECO/805/2003, tras la reforma de la Orden ECM/599/2025, el artículo 22 pide poder acreditar las fuentes de las características relevantes de los comparables, y el artículo 75 pide reflejar la fuente de cada testigo y si ha sido visitado. Aunque tu encargo no esté sujeto a esa orden, trabajar así te protege si alguien revisa tu informe.

Informe, revisión, entrega y plazos

Ten una plantilla por finalidad (herencia, judicial, venta…) con los apartados fijos. Así no te olvidas de identificar el inmueble, la finalidad, la fecha de valoración, los métodos, los testigos y las limitaciones.

Antes de firmar, haz una revisión con lista: superficies que cuadran en todo el informe, referencia catastral correcta, fotos del inmueble que toca, cálculos repasados y valor final coherente con los testigos. Si trabajas con más personas, que revise alguien distinto del que redactó.

Sobre los plazos:

• No hay un plazo legal general para entregar una tasación. Lo marca el encargo, y conviene dar un plazo estimado y avisar si algo lo retrasa.
• En las tasaciones sujetas a la Orden ECO/805/2003, el artículo 62 fija que el informe no puede emitirse más de dos meses después de la última inspección ocular. En terrenos, o en otros casos excepcionales justificados en el informe, ese plazo puede alargarse hasta seis meses. La Orden ECM/599/2025 no cambió este artículo.
• En un encargo judicial, manda el plazo que señale el juzgado.

Entrega el informe en PDF firmado y guarda constancia de cuándo y a quién lo enviaste. Si después hay que corregir algo, emite una versión nueva con su fecha y deja claro cuál sustituye a cuál.

Factura y cobro sin sorpresas

El cobro es más fácil cuando se habló claro al principio. Algunas prácticas útiles:

• Presupuesto aceptado antes de trabajar. Que el cliente sepa el importe total con impuestos.
• Provisión de fondos en encargos largos o judiciales, si así lo pactas.
• Factura al entregar, con el número de expediente para identificarla.
• Impuestos: el IVA y, cuando el cliente es empresario o profesional, la retención de IRPF que corresponda. Si tienes una pregunta concreta sobre tu caso, consúltala con tu asesor fiscal.
• Seguimiento de cobros pendientes con una fecha para recordar.

Ten en cuenta que el software de facturación tendrá que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación (Veri*factu) en las fechas que fije la normativa. Consulta el calendario vigente en la web de la Agencia Tributaria.

Archivo, conservación y herramientas

Cierra cada expediente con todo lo que lo justifica: hoja de encargo, documentación recibida, fotos, notas de visita, testigos con sus fuentes, cálculos, informe firmado, comunicaciones y factura.

¿Cuánto tiempo guardarlo? Hay varios plazos que conviene tener presentes:

• Fiscal. La Agencia Tributaria indica que empresarios y profesionales deben conservar justificantes, facturas y demás documentos durante el plazo de prescripción. El derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria prescribe a los cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria), un plazo que el Tribunal Supremo ha fijado que se cuenta de fecha a fecha.
• Profesional. Guarda el expediente técnico mientras puedan reclamarte por tu trabajo. Revisa con tu asesor y con tu seguro de responsabilidad civil qué plazo te conviene.
• Protección de datos. No guardes datos personales más tiempo del necesario y protégelos bien.

En cuanto a herramientas, un despacho pequeño necesita pocas cosas, pero bien elegidas:

Cómo te ayuda Halko

Halko junta el flujo en un solo sitio: presupuesto con honorarios, IVA, IRPF y provisión de fondos, hoja de encargo online con firma con el dedo y pago con tarjeta, agenda y ruta de visitas, y visita con el móvil con fotos selladas con GPS, fecha y hora. Después generas el informe PDF con tu firma y tu logo, lo compartes en el portal del cliente y llevas la facturación por trimestres. El valor y la firma siguen siendo tuyos.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Orden ECO/805/2003, texto consolidado (BOE)
• Orden ECM/599/2025, que modifica la Orden ECO/805/2003 (BOE)
• Agencia Tributaria: otras obligaciones de empresarios y profesionales en IRPF
• Poder Judicial: el Tribunal Supremo sobre el plazo de 4 años de prescripción tributaria

Otras guías